1.4 Documenteer elke stap
Documenteer alle handelingen en beslissingen. Zo behoudt u het overzicht en is achteraf controleerbaar welke stappen zijn genomen en waarom. Documenteer dan ook om te beginnen elke stap van dit stappenplan: wie heeft welke stappen ondernomen, hoe werd dat aangepakt, wie werd geraadpleegd, wat was de uitkomst of het eindproduct? Denk ook aan foto’s die de stappen illustreren en aanschouwelijk maken.
Maak en bewaar op zijn minst verslagen van elke vergadering. Het is ook aan te bevelen na elke stap een rapport op te stellen. Dat maakt een eenduidige communicatie mogelijk (zie 1.5. Focus op communicatie).
Noteer ook telkens de problemen of obstakels die zich voordoen.
Sla de documenten en de ingevulde formulieren zorgvuldig op. Minimaal doet u dat in het notulensysteem.
Het is sterk aan te raden zo mogelijk alles eveneens te archiveren in de digitale registratie van het erfgoed, op het niveau van de collectie (collectiefiche, collectiebeschrijving). Als het systeem het mogelijk maakt, vult u specifieke gegevens over statuut, waardering en bestemming ook aan in de objectfiches. Contacteer uw databankbeheerder als u hier vragen over hebt.
AANRADER
- Maak een overzicht van alle documenten en stappen die moeten worden vastgelegd.
- Archiveer alle eindproducten: inventaris, waarderingsrapport, herbestemmingrapport.
- Vul waar mogelijk de digitale registratie (de inventaris) aan.