1.1 Vorm een projectteam

De leden van het projectteam worden zo gekozen, dat ze het project de juiste inhoud en vorm geven, en het nodige draagvlak bieden, zodat het traject efficiënt en vlot kan verlopen. Het projectteam bestaat uit de mensen die het nauwst betrokken zijn bij de waardering en/of herbestemming en die er ook over zullen beslissen. Het gaat doorgaans om lokale mensen of mensen uit de regio. Het projectteam stelt iemand aan als trekker, volgt het hele proces op, adviseert en rapporteert. Bovendien stelt het projectteam het waarderingsteam aan (zie STAP 3).

Het kerkbestuur neemt als verantwoordelijke beheerder het initiatief, en besluit wie in het projectteam zal zitten en dus verantwoordelijk zal zijn voor de organisatie en uitvoering van het project.
Het is raadzaam het team zo klein mogelijk te houden met het oog op een efficiënte werking: maximaal 5 à 6 personen. Het team moet bovendien een mandaat krijgen van de respectieve achterban. Het moet m.a.w. representatief genoeg zijn om te kunnen werken.

Er moet voor elk teamlid een duidelijke taakomschrijving zijn: welke verantwoordelijkheden neemt iemand op, wat mag men wel of niet van hem/haar verwachten? Leg vast wie waarover kan beslissen. Daarin spelen verschillende zaken een rol, onder meer het eigendomsstatuut, de bescherming en de wet- en regelgeving.

Samenstelling van het projectteam

Het team bestaat minstens uit:

  • een vertegenwoordiger van de kerkfabriek(en):
    - een vertegenwoordiger van de kerkfabriek van de te sluiten kerk, als dat van toepassing is;
    - een vertegenwoordiger van de fusiekerk, in het geval van een samenvoeging van parochies.

Het team kan verder bestaan uit:

  • een vertegenwoordiger van de parochie;
  • een vertegenwoordiger van het centraal kerkbestuur, indien van toepassing. Dat kan een aantal zaken vergemakkelijken, aangezien het bestuur bij sluiting tijdelijk een aantal zaken kan beheren voor de kerkfabrieken, zoals lopende verzekeringen, financiën, enz.;
  • een gemeentefunctionaris: dit kan iemand zijn met bevoegdheid op het vlak van patrimonium, cultuur, stedenbouw of ook financiën. De kerkfabrieken worden financieel ondersteund door de lokale overheid, die ook toezichthoudende overheid is. Soms is gemeentepersoneel inzetbaar voor administratieve taken, zoals verslaglegging of communicatie;
  • de trekker van het waarderingsteam (zie STAP 3). Het waarderingsteam wordt aangesteld door het hele projectteam;
  • een externe begeleider: om de voortgang van het traject te bewaken is het raadzaam het project te laten begeleiden door een neutrale procesbegeleider met kennis van en inzicht in het religieuze erfgoed en de bijhorende wet- en regelgeving;
  • een verantwoordelijke van het bisdom.

Voorbeeld uit de praktijk

Projectteam - Rieme

© Provincie Oost-Vlaanderen

Trekker van het projectteam

Iemand treedt op als trekker van het traject. Dat is het best iemand van de organisatie die de eindbeslissing neemt. In principe is dat de kerkfabriek, die de objecten beheert. In het geval van een fusie van parochies, bij voorkeur iemand van de fusiekerk.

De kerkfabriek van de ‘oude’ kerk kan beslissingen nemen, tot het decreet van de bisschop i.v.m. de samenvoeging van de parochies is uitgevaardigd. Vanaf dat moment kan ze zich enkel nog bezighouden met lopende zaken (daden van beheer) en heeft ze geen beschikkingsrecht meer.
Na het ministerieel besluit van samenvoeging behoren definitieve beslissingen over herbestemming tot de bevoegdheid van de nieuwe kerkfabriek van de fusiekerk. Het traject kan in de tussentijd wel voorbereid worden door de kerk die sluit: er kan geïnventariseerd worden, gewaardeerd, enz.

Wie moet u nog bij het project betrekken?

Het projectteam moet nauwe contacten onderhouden met diverse instellingen en personen, zowel om binnen het wettelijk kader te werken als om de nodige ondersteuning te blijven krijgen. Volgende instanties dient u verplicht te informeren via de verslagen:

- het agentschap Onroerend Erfgoed in het geval van beschermde kerkgebouwen
- een vertegenwoordiger van het bisdom
- de Gemeente
- de provinciale afdeling van het agentschap Binnenlands Bestuur, dat bevoegd is voor de erediensten.

Wie kan u betrekken bij het team voor hulp en advies?

  • De erfgoedcel (indien van toepassing): meer en meer erfgoedcellen hebben ervaring met religieus erfgoed. Zij hebben een uitgebreid netwerk en zijn goed geplaatst om kerkfabrieken te helpen bij herbestemmingen.
    Contacteer uw erfgoedcel
  • De Provincie: de Vlaamse provincies ondersteunen erfgoedbeheerders en -houders bij het behoud en beheer van hun collecties. Ze bieden eveneens ondersteuning bij het waarderen en selecteren van die erfgoedcollecties. U kunt de consulenten raadplegen voor het opstarten en begeleiden van een waarderings- en/of selectietraject, voor raad bij het opstellen van een bestemmingsplan, voor advies bij het herbestemmen van objecten, enz.
    Contacteer uw provinciale erfgoed- of depotconsulent
  • Het CRKC, afdeling Roerend Religieus Erfgoed: het CRKC heeft kunsthistorische expertise en kan advies geven bij het vaststellen van de waarden (zie STAP 3) en bij het inventariseren (zie STAP 2).
  • Bij twijfel over de waarde of achtergrond van een object is het altijd aan te raden advies te vragen. Soms is het nodig een specifieke erfgoedexpert te raadplegen. De Provincie, een erfgoedcel, het CRKC en andere diensten kunnen u naar zo’n expert doorverwijzen. Met een goede foto kan dit vaak al per e-mail. De erfgoedcellen bieden op hun website een overzicht van alle regionale erfgoedspelers.
  • Het kan interessant zijn uw licht op te steken bij bijvoorbeeld een historisch genootschap of heemkundige kring, voor achtergrondinformatie over de collectie of parochie, de zoektocht naar een goede bestemming, enz.