2.1 Identificeer de belanghebbenden en beschrijf het huidige gebruik en beheer
Wat? Welke personen hebben belang bij het bestaan en behoud van dit erfgoed? Hoe ‘gebruiken’ zij het erfgoed?
Belanghebbenden
zijn personen of groepen die een bijzonder waarde hechten aan het erfgoed, en
er een actuele band mee hebben of een bepaald belang bij hebben.
Waarom? De verandering in een bestaande situatie, bij voorbeeld wanneer het kerkgebouw en zijn inboedel een andere bestemming krijgen, of wanneer er een nieuwe inrichting komt, raakt op een of andere wijze verschillende mensen. Als u in uw eentje of met enkele medewerkers van de kerkfabriek zelf de nieuwe toekomst voor inboedel en kerk vastlegt, bestaat de kans dat u mensen teleurstelt of kansen mist.
Een waarderingstraject is een goede aanleiding om er bij stil te staan hoeveel groepen en mensen er op één of andere manier betrokken zijn bij het erfgoed. Denk niet alleen aan het ‘originele’ gebruik van de kerk, door de religieuze gemeenschap, maar bij voorbeeld ook aan het gebruik door andere groepen en personen, voor allerlei activiteiten.
Dit onderzoek levert ook meestal boeiende opties op voor nieuwe bestemmingen, herbestemmingen, zinvolle afstotingen of medegebruik. Daarom is het ook belangrijk om aan eventuele toekomstige belanghebbenden of gebruikers te denken en die al op te schrijven.
Hoe? Best maakt u eerst een lijst, zo uitgebreid mogelijk. Dat wil niet zeggen dat u al deze mensen en groepen ook effectief moet bevragen en dat ze mee moeten waarderen, maar het geeft u wel een duidelijker zicht op de situatie. Nadien selecteert u hieruit.
Wie? De lokale vertegenwoordiger van de lokale beheerder/gebruiker heeft hier meestal de beste kijk op. De begeleider beschikt over de technieken en methoden om de belanghebbenden en het gebruik en beheer beter in kaart te brengen. Doorgaans zijn medewerkers van erfgoedcellen hier goed in thuis.
Maak een lijst van belanghebbenden en beschrijf hoe zij het erfgoed gebruiken:
In de eerste plaats zijn er de interne belanghebbenden: de eigen mensen van de organisatie. Als er een organogram bestaat, kan het helpen dat erbij te nemen.
Daarnaast is er een grote groep externe belanghebbenden. Die omvat zowel de vaste kerkgangers als de gemeenschap, als de bedrijven waar u bestellingen plaatste. Om de groep goed te vatten, moet u heel breed denken.
- Verzamel documenten over het gebruik en beheer en eventuele missies (korte beschrijving van doel en taken van de organisatie).
- U kunt de structuur van uw kerkbestuur uittekenen en daar alle betrokken personen aan ‘vasthangen’.
- U kunt de eigen werking uittekenen en zo betrokken instanties en personen aan functies koppelen.
- U kunt een stads- of gemeenteplan uitvouwen en de omgeving grondig bestuderen. De kerkomgeving bevat ongetwijfeld een aantal belanghebbenden.
- Maak een lijst van uw afspraken en activiteiten van de voorbije maanden of het voorbije jaar en selecteer de belanghebbenden die daarin voorkomen. Schenkers en sponsors zijn ook altijd belanghebbenden.
- Doe eventueel veldwerk: observeer hoe mensen het erfgoed gebruiken, bezoeken, ervan genieten ... Spreek met het poetspersoneel of andere mensen die vaak in de kerk zijn en veel weten over hoe de kerk gebruikt wordt.
- Een eenvoudige zoektocht via een internetbrowser zal ook heel wat informatie opleveren over huidig gebruik en belanghebbenden. Publieke appreciatie of bemerkingen blijken ook uit sociale media.
- U kunt een vragenlijst opstellen aan de hand waarvan u belanghebbenden identificeert. Neem in uw vragenlijst de verschillende functies van uw kerk op.
VOORBEELDEN
- Sociale/religieuze belangen: de gelovigen, de parochie, broederschappen, de kerkfabriek, de kerkraad, het decanaat/vicariaat/bisdom …
- Bestuurlijke belangen: de overheden: de gemeente, de provincies, de Vlaamse Gemeenschap zoals de Agentschappen Cultuur, Jeugd, Sport en Media, afdeling Erfgoed (bij een Topstuk), Onroerend Erfgoed (bij een beschermd monument), en Binnenlands Bestuur
- Sociale/recreatieve belangen: cultuurcentra, gemeenschapshuizen, historische genootschappen, vriendenorganisaties, service clubs, toeristen, senioren in de gemeente, vrijwilligers …
- Economische belangen: poetsbedrijven, gidsenbonden, toeristische bureaus, horeca in de omgeving, werknemers binnen de organisatie, aannemers …
- Esthetische en sociale belangen: koren, muzikanten, fotografen, kunstenaars …
- Wetenschappelijke en educatieve belangen: musea, archieven, bibliotheken, scholen, hogescholen en universiteiten, onderzoekers …
- Sociale (identiteit) belangen: de inwoners van de gemeente, Vlamingen, Europeanen …
Belanghebbenden selecteren
U kunt onmogelijk alle belanghebbenden betrekken. Zeker niet als de lijst zeer uitgebreid is. U kunt ze onderverdelen in drie groepen:
- Belanghebbenden die onmisbaar zijn bij de waardering (omdat ze bv. de werking van de kerk bepalen of de beslissing moeten nemen): moeten deel uitmaken van het projectteam en/of het waarderingsteam
- Belanghebbenden die belangrijk zijn voor de waardering en herbestemming: worden doorgaans eenmalig betrokken door een bijeenkomst te organiseren.
- Belanghebbenden die moeten geïnformeerd worden over de waardering en de uitkomsten.
Visualiseer dat in een diagram: teken drie grote cirkels op een blad, zet de kerk en haar inboedel centraal en geef dan elke stakeholder een plaats in een cirkel. Hoe dichter bij de kerk, hoe groter de rol van de belanghebbende in het proces. Werk desnoods met post-its zodat u een stakeholder nog kunt verplaatsen.
Werken met belanghebbenden
Er zijn verschillende manieren om de belanghebbenden bij het traject te betrekken. De keuze voor een bepaalde methode hangt steeds samen met de situatie, wat u wilt bereiken en welke groep u wilt betrekken. De ene methode is intensiever dan de andere.
Steek meer tijd en energie in de belangrijkste belanghebbenden. Ga met hen minstens een gesprek aan en hou voor ogen dat dit gesprek geen eenrichtingsverkeer is. Luister naar wat zij te zeggen hebben, naar zowel klachten als opmerkingen als complimenten. Hun motivatie is cruciaal voor uw waarderingsproces.
Volg het advies van uw erfgoedcel en/of cultuurbeleidscoördinator, als u hier tenminste kunt over beschikken. Hieronder volgen een aantal methodieken die u kunt gebruiken:
- Maak gebruik van een vragenlijst. Deze kunt u in papieren versie versturen of posten op relevante websites. U kunt ook een vragenlijst op een aantal relevante publieke plaatsen leggen zoals de dienst voor toerisme, het gemeentehuis, de bibliotheek, enzovoort.
- Plaats een advertentie in relevante en lokale media waarin u aankondigt wat er gaat gebeuren en nodig mensen uit om te reageren.
- Ga mensen rechtstreeks bevragen door met hen een gesprek of kort interview aan te gaan.
- Verzamel de belanghebbenden op een informatieavond en ga met de hele groep in gesprek. Neem uw stakeholders mee naar de kerk en peil naar hun reacties tijdens een rondleiding. Wat is voor hen bijzonder waardevol en waarom?
- Organiseer een groepssessie (creatieve workshop, focusgroep of discussiemoment).